ROSSMANN lebt eine moderne, transparente und werteorientierte „Speak-up“ Unternehmenskultur. Ein wichtiger Teil dieser Kultur ist der Beschwerdemechanismus, der diverse Kontaktmöglichkeiten zu ROSSMANN bereithält. Die Meldung von potentiellen Verstößen und Missständen ermöglicht es ROSSMANN sich frühzeitig verantwortungsbewusst zu verhalten sowie geeignete Präventions- und Abhilfemaßnahmen zu treffen. Der Beschwerdemechanismus steht allen offen. Dementsprechend ermutigen wir jeden, sich an die aufgeführten Kontakte zu wenden.
Für jede Meldung den richtigen Kontakt
Produktbezogene Beschwerden
Bei produktbezogenen Beschwerden wenden sie sich bitte an unseren Kundenservice. Dieser folgt einem vom Beschwerdemechanismus unabhängigen Prozess.
Vielfalt und Chancengleichheit
Wenn ein Mitarbeiter, ein Kunde, ein Geschäftspartner oder eine andere Person diskriminierende Praktiken bei ROSSMANN erlebt oder beobachtet hat, wenden Sie sich bitte an vielfalt@rossmann.de.
Externe Stakeholder und Presse
Externen Stakeholdern, die mehr über unser Unternehmen erfahren möchten oder Fragen zu unseren Managementprozessen oder Berichten haben, stehen wir jederzeit für Anfragen über dialog@rossmann.de zur Verfügung.
Hinweisgeberportal
Darüber hinaus können Hinweise auch über das Whistleblowing-Portal an eine unparteiische Schiedsperson (Ombudsperson) gegeben werden.
Das Beschwerdeverfahren unterliegt der Vertraulichkeit, Transparenz sowie, wenn gewünscht, der Anonymität. Die hinweisgebende Person wird vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund der Einreichung der Beschwerde geschützt. ROSSMANN setzt auf eine rechtzeitige Abhilfe, ordnungsgemäße Dokumentation sowie klare Kommunikation gegenüber dem Hinweisgeber.
Den Hinweisgebern ist zudem der Rechtsweg über nationale Gerichte und Meldestellen vorbehalten.
Ablauf des Beschwerdeverfahrens
Die hinweisgebende Person sollte bei der Meldung mitteilen, ob sie gegenüber der Meldestelle anonym bleiben möchte. Es wird eine Kontaktmöglichkeit benötigt, um Rückfragen zu stellen und über den Stand der Bearbeitung informieren zu können. Dementsprechend wird empfohlen, dass die hinweisgebende Person ihre Identität offenlegt. Als Alternative kann auch eine Kontaktmöglichkeit genannt werden, die nicht auf die Identität der Person schließen lässt, wie bspw. eine E-Mail-Adresse ohne personenbezogene Angaben. Es gilt das Vertraulichkeitsgebot. Dies bedeutet, dass ohne die Einwilligung der hinweisgebenden Person keine personenbezogenen Informationen oder Umstände, die Rückschlüsse über die Identität zulassen, an Ditte weitergegeben werden dürfen, außer diese sind gesetzlich dazu verpflichtet. Auch die Identität der betroffenen Person(en) wird vertraulich behandelt.
Damit der Hinweis verfolgt werden kann, sollte die Meldung folgendes enthalten:
Die Art und die Umstände des gemeldeten Fehlverhaltens
Die für das Fehlverhalten verantwortliche Person, sofern diese bekannt ist
Die Tatsachen und ggf. Beweismittel, die das Fehlverhalten der Person belegen
Falls noch weitere Beweismittel vorhanden sind, eine Beschreibung der Art und des Verbleibs dieser
Kontakt der hinweisgebenden Person
1. Eingang der Meldung
Der Eingang der Meldung wird Ihnen zeitnah, jedoch spätestens innerhalb von sieben Werktagen bestätigt. In der Bestätigung können bereits mögliche Folgefragen zu dem Sachverhalt enthalten sein. Der hinweisgebenden Person wird die Möglichkeit zu einem Austausch geboten, in der auch weitere Fragen geklärt werden können. Die hinweisgebende Person ist jedoch nicht zur Mitwirkung bei dem Verfahren im Sinne von weiteren Stellungnahmen oder mündlichen Anhörungen verpflichtet. Sofern kein anderer Wunsch erklärt wurde, wird die hinweisgebende Person regelmäßig über den Stand des Verfahrens informiert.
2. Prüfung des Hinweises
Der Hinweis wird intern von den zuständigen Ansprechpersonen geprüft und Ermittlungen durchgeführt. Solange ein Rechtsverstoß nicht bestätigt werden kann, gilt die Unschuldsvermutung gegenüber der betroffenen Person. Wir legen weiter Wert auf einen fairen Umgang mit Hinweisgebern als auch mit den betroffenen Personen. Bei den Ermittlungen wird sich stets bemüht die Verhältnismäßigkeit und Transparenz zu wahren.
3. Abschluss der Ermittlungen
Abschluss der Ermittlungen und Festlegung von Abhilfe- sowie gegebenenfalls Präventionsmaßnahmen.
4. Abschlussbericht
Zeitnah, nachdem die Ermittlungen abgeschlossen sind, spätestens jedoch nach drei Monaten, wird ein Abschlussbericht angefertigt, welcher den betroffenen Personen und dem Hinweisgeber übermittelt wird.
5. Einstellen der Bearbeitung der Beschwerde
Wenn sich der gemeldete Anfangsverdacht nicht bestätigt, werden die Gründe für das Einstellen der Bearbeitung der Beschwerde der hinweisgebenden Person mitgeteilt. Gründe dafür können sein, dass Meldungen wissentlich falsch sind oder nicht genügend Informationen für einen begründeten Verdacht vorliegen.
Der Eingang der Meldung wird Ihnen zeitnah, jedoch spätestens innerhalb von sieben Werktagen bestätigt. In der Bestätigung können bereits mögliche Folgefragen zu dem Sachverhalt enthalten sein. Der hinweisgebenden Person wird die Möglichkeit zu einem Austausch geboten, in der auch weitere Fragen geklärt werden können. Die hinweisgebende Person ist jedoch nicht zur Mitwirkung bei dem Verfahren im Sinne von weiteren Stellungnahmen oder mündlichen Anhörungen verpflichtet. Sofern kein anderer Wunsch erklärt wurde, wird die hinweisgebende Person regelmäßig über den Stand des Verfahrens informiert.
Der Hinweis wird intern von den zuständigen Ansprechpersonen geprüft und Ermittlungen durchgeführt. Solange ein Rechtsverstoß nicht bestätigt werden kann, gilt die Unschuldsvermutung gegenüber der betroffenen Person. Wir legen weiter Wert auf einen fairen Umgang mit Hinweisgebern als auch mit den betroffenen Personen. Bei den Ermittlungen wird sich stets bemüht die Verhältnismäßigkeit und Transparenz zu wahren.
Abschluss der Ermittlungen und Festlegung von Abhilfe- sowie gegebenenfalls Präventionsmaßnahmen.
Zeitnah, nachdem die Ermittlungen abgeschlossen sind, spätestens jedoch nach drei Monaten, wird ein Abschlussbericht angefertigt, welcher den betroffenen Personen und dem Hinweisgeber übermittelt wird.
Wenn sich der gemeldete Anfangsverdacht nicht bestätigt, werden die Gründe für das Einstellen der Bearbeitung der Beschwerde der hinweisgebenden Person mitgeteilt. Gründe dafür können sein, dass Meldungen wissentlich falsch sind oder nicht genügend Informationen für einen begründeten Verdacht vorliegen.
